Projektblaupause Smart Working im Mittelstand

Smart Working und Digitalisierung gehen Hand in Hand – das spart Zeit und Geld.

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und erreicht nahezu alle Unternehmen und Lebensbereiche. Unternehmen sind zum einen gefordert neue und digitale Fähigkeiten auf- oder auszubauen, zum anderen ändert sich auch die Art und Weise wie Arbeit getan wird. Auch hier setzen sich digitale Technologien und Trends immer weiter durch. Man spricht dabei von SMART WORKING. 

DIGITALES ARBEITEN

Entspricht größtenteils der Vision von Digital Workplace. Ziel ist es eine Arbeitsumgebung für Mitarbeiter und Geschäftspartner zu schaffen, in der Informationen und Prozesse effizient und Nutzer-zentriert abgewickelt werden können. Treiber für die Digitalisierung ist die User Experience (UX) in den Unternehmensprozessen. Durch integrierte Prozesse und Systeme wird die Vernetzung zwischen Mitarbeitern und Geschäftspartnern hergestellt. Ereignisse die logisch zusammenhängen, werden in einem durchgängigen Prozess bzw. automatisiert abgewickelt. Zum Beispiel würde eine Kundenbestellung verschiedene nachgelagerte Prozesse in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen auslösen wie Fertigungsauftrag, Rechnung, CRM,... Das Konzept des digitalen Arbeitens geht über die reine Digitalisierung analoger bzw. papier-basierter Prozesse deutlich hinaus. Es bedarf einer neuen Denkweise in allen Bereichen des Unternehmens.

DIGITALE TRANSFORMATION

Die digitale Transformation beschreibt das Programm, das die Digitalisierung des Unternehmens koordiniert und steuert. In diesem Bereich werden Rollen (runde Symbole) und Aktivitäten bzw. Vorgehensweisen (viereckige Symbole), diese lassen sich wiederum in 4 Kernbereiche unterteilen:

  • Programm-Management und PMO
  • Ambassadoren und digitale Lotsen
  • Lieferantensteuerung
  • Digitales Architektur Management

Im Programmmanagement und PMO werden die projektüblichen Aufgaben wie Planung, Statusreporting, Kommunikation, Stakeholdermanagement, Projektmarketing, Controlling, Business Case, etc. gebündelt.

Die Ambassadoren und digitalen Lotsen haben die Aufgabe die Fachbereiche zu unterstützen. Ziel der Ambassadoren ist es die Unsicherheit und Zurückhaltung bei den Verantwortlichen in den Fachbereichen und bei den Geschäftspartnern durch ‚Aufklärung‘ und Unterstützungsangebote zu reduzieren und die Motivation zur Teilnahme am Projekt zu erhöhen. In der initialen Projektphase bedeutet dies insbesondere Beratung, Kommunikation, Moderation, Feststellung des digitalen Reifegrades, Marketing und Überzeugung für die digitale Transformation herzustellen. Im weiteren Projektverlauf werden die digitalen Lotsen in der Projektumsetzung in den Fachbereichen eingesetzt. Wesentliche Aufgaben sind dabei Prozess- und Projektsteuerung, Konfliktmanagement und Eskalationsmanagement, Kommunikation zwischen Programm- und Projektebene, Motivation. Die Einrichtung der Ambassadoren und digitalen Lotsen hat sich in Projekten als wesentlicher Erfolgsfaktor herausgestellt.

 

Die Lieferantensteuerung stellt sicher, dass die Projekte im Rahmen des Projektportfoliomanagement priorisiert und zeitlich eingeplant werden. Dabei sind insbesondere die Ressourcen und Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten zu beachten. Zur Sicherstellung der transparenten Projektabwicklung stellt die Lieferantensteuerung einen methodischen Rahmen zur Verfügung an den sich Lieferanten und Bedarfsträger halten müssen. Durch die Einführung bestimmter Standards werden Reibungsverluste reduziert und der Durchsatz erhöht.

Die digitale Architektur unterstützt bei der Beauftragung der internen und externen Dienstleister. Neben der Erstellung bzw. dem Review der inhaltlichen und technischen Spezifikationen erstellt der digitale Architekt auch die Umsetzungsroadmap, identifiziert und evaluiert neue Technologien und Software auf ihre Einsetzbarkeit und identifiziert gemeinsame Bausteine, die von mehreren Projekten genutzt werden. Diese sogenannten Building Blocks werden dann außerhalb der individuellen Projekte entwickelt und allen Projekten zur Verfügung gestellt. Häufig handelt es sich bei Building Blocks um Basis Technologien, Applikationen oder Prozesse, die häufig wiederverwendet werden können.

DIGITALE FABRIK

In der digitalen Fabrik trägt die interne IT die Verantwortung für die Umsetzung der Projekte, die durch externe Dienstleister erbracht werden. Dabei ist die IT für Betrieb und Entwicklung zugleich zuständig. Die Herausforderung der Digital Factory liegt in der durchgängigen Steuerung der unterschiedlichen beteiligten Dienstleister. Dazu sind klare Prozesse und Standards zu etablieren, die für alle Beteiligten gelten müssen. Die Transformation der IT selbst umfasst zudem die Etablierung einer Enterprise Architektur, agile Vorgehensweisen, die fabrikmäßige Produktion einzelner Services, sowie die intensive Nutzung von Piloten zur Verifizierung der Kundenanforderungen und entstehender Lösungen.

VERÄNDERUNGSPROZESS

Als Querschnittsbereich zu den drei Kernbereichen Digitales Arbeiten, Digitale Transformation und Digitale Fabrik ist der Veränderungsprozess gelegt. Hier werden gesondert die Aspekte des Change-Managements und des Kulturwandels berücksichtigt. Verschiedene Maßnahmen wie Digital Labs, Workrooms, Kommunikation und Marketing werden aus diesem Querschnittsbereich heraus gesteuert und veranlasst. In Workrooms erhalten Projektstakeholder und -mitglieder einen Überblick über den Inhalt und Status des Programms. Hierfür wird ein feststehender Raum zur Verfügung gestellt und laufend aktualisiert. Die sog. DigiLabs sind keine Orte, sondern vielmehr Konzepte wie Innovation und Kreativität in Arbeitsgruppen gefördert werden können.

 

Hier können Sie sich das Whitepaper "Projektblaupause für die Umsetzung von Smart Working im Mittelstand" kostenfrei herunterladen